La coordination d’un projet IT SAP ERP pendant le carve-out d’une société avec la méthode ASAP FOCUS

Comment tailler un projet informatique avec un système SAP ERP en utilisant ASAP FOCUS?

Une application de la méthodologie ASAP FOCUS a permis de réaliser le projet d’IT Carve-out avec le progiciel SAP en 6 mois. Le périmètre de projet comprenait le changement d’infrastructure jusqu’à la mise en place de SAP ERP et d’un système de gestion de production pour usine. Les processus business SAP ont été combinées durant migration à partir des processus d’un ERP central avec down-sizing pour simplifier la solution.

Présentation du Projet

Pour permettre le traitement en parallèle, le projet a été segmenté en plusieurs niveaux de prestations comme pour un modèle réseau OSI:

  • Les bases du réseau et des connexions sur internet
  • Les serveurs, SAN Servers, PCs, Backup infrastructure
  • Le serveur de Mail, la gestion de domaine
  • L’ installation de SAP ERP, et du système de gestion de production
  • Les modifications de customizing pour passer d’un système central for APO, PP-PI, BI à un système gérable par une PME.

Une petite part du temps a été utilisé pour choisir des solutions alternatives. Pour la gestion du domaine, nous avons déployé l’Active directory de Microsoft dans la ligne du système IT central du groupe. Pour la gestion des mails, nous avons choisis Google Mail et accessoirement Google docs. Accessoirement, car Google Docs n’est pas utilisé actuellement. La partie Gmail a permis de simplifier l’infrastructure, mais surtout de pouvoir externaliser cette fonction et de concentrer sur la partie IT qui assure la valeur ajoutée de l’usine.

Les objectifs du projet de Carve-out IT

Comme la plupart des projets, il y avait des objectifs en termes de délais, coûts, qualité, mais nous avions des contraintes spécifiques à la complexité de l’infrastructure centrale vers l’usine :

  • La continuité de l’activité 24h/24h et 7j/7
  • Réduire la complexité pour l’usine d’un système central
  • Créer une synergie avec le principal client
  • Gardez l’historique

Pour réduire la complexité, nous avons abandonné SAP BI qui ne se justifie pas pour une usine et remplacé cette application par une extraction des données simple avec un rapport SAP ALV et quelques macros sur Excel. Le gain est important en terme d’administration. L’évolution n’est pas bridée, car l’usine est focalisée sur le temps présent et l’historique est maintenu dans des feuilles Excel. Pour la partie planification, nous avons aussi coupé SAP APO qui ne se justifie pas non plus pour une usine avec 2 lignes de production. La gestion du chargement des lignes est réalisée avec des règles simples en manuel.

 Les challenges pendant le spinoff

La logistique pour créer le nouvel environnement IT a été particulièrement difficile. Il y avait deux équipes de travail à coordonner l’une en centrale et l’autre sur le site avec des prestataires externes. Les deux équipes de travail ont été avec des objectifs, des approches et de cultures différentes. L’écoute et de longues explications ont permis de trouver les consensus nécessaires pour le projet.

L’application de méthodologie ASAP FOCUS à ce projet

La méthodologie ASAP Focus de SAP s’appliquerait bien à ce type de projet car on partait d’un système central pré-configuré. Il n’y qu’à entre guillemet que retailler les processus business pour simplifier le système.

Il s’agit d’une approche en quatre phases: Préparation de projet, réalisation, la préparation finale, Go Live et de support.

La méthode est applicable si elle est basée sur un périmètre défini et s’appuie sur les pratiques actuelles. Il n’y a pas beaucoup d’espace pour les nouvelles exigences. La pression du temps guidera fortement vos choix.

 asap focus methodology main phases Durant le projet, les phases en rouge ont été retardées. Le temps d’approvisionnement des matériels et la coordination des activités techniques des différents niveaux de prestations ont été dans le chemin critique. Les problèmes techniques ont été traités tout au long du projet d’intégration en régie contrôlée pour chaque cas avec les intégrateurs.

Une leçon est que d’avoir un chef d’entreprise relayer le message de changement est fondamental dans ce type de projet. Vous avez une contrainte de temps inflexible. Et la majorité des choix sont liés au temps de gestion du changement que vous pouvez vous offrir pendant le projet. Avoir une équipe dédiée pour créer les guides utilisateurs et les formations est une très bonne méthode pour améliorer le déploiement, limiter la maintenance et les actions correctives.

Les objectifs ont été atteints. Dans le futur, nous pouvons encore améliorer la flexibilité du système en découplant plus le système SAP ERP et la partie production par un préchargement des ordres de packaging dans la production. Et ajouter un processus pour permettre une ré-allocation plus facile des bobines entre commandes de ventes.

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Avr, 25, 2012

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