Fondations, documentation et sécurité pour les projets

Un projet se construit en démarrant par les fondations.

Il était une fois une entreprise qui voulait grandir vite. Elle voulait aller si vite qu’elle n’a rien documenté. Un jour un employé clé  qui a roulé un peu trop vite et c’est virtualisé sans laisser de trace. Un mois après, la société qui voulait grandir vite a disparu.

Les sociétés les plus aptes à faire face à l’imprévue sont celles qui s’y préparent. Cela paraît simple, mais combien de fois a-t-on vu des sociétés qui veulent changer et construire sur du sable, méconnaissant les processus et les outils?

La gestion des guides utilisateurs est anecdotique, voire inexistante, une formation improvisée, une gestion des rôles au dernier arrivé, les tâches les plus difficiles. On demande à des consultants de remplir les trous. Et on veut faire de la qualité?

La mise à jour de la documentation des processus et les guides utilisateurs au moins une fois par an.

Les processus et guides utilisateurs doivent être connus et maintenus au moins une fois par an, c’est un minimum. Les formations internes doivent être organisées sur base de ces documents pour les nouveaux arrivants. Cela permet de les amortir, mais aussi de leur donner leurs valeurs et d’augmenter la qualité. Pour garder une flexibilité dans la structuration des documents, il existe des méthodes de documentations.

Définition des rôles et des responsabilités

Les rôles doivent être connus et planifiés. Là encore les méthodes de documentation permettent de composer le rôle à la carte suivant les disponibilités et diminuer les risques et les non-qualités. Et si l’on a été jusqu’au bout de la démarche, les outils s’adaptent en conséquence de ces changements. Avec ces fondations, votre organisation sera prête à faire face à tous les changements.

La gestion des sécurités adaptées à chaque organisation.

La gestion des sécurités et des droits est souvent impactée par ces changements. Dans le choix d’un outil, une bonne gestion des droits intègre les aspects fonctions/organisations/droits sur les objets et elle ne doit pas être cumulative.  Les outils modernes intègrent des moteurs flexibles de workflow. Ils doivent intégrer un versionning des instances de workflow pour permettre une évolution industrialisée de celui-ci.

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