Capture des besoins des utilisateurs et gestion de périmètre d’un projet?

Qu’est-ce que la capture des besoins utilisateurs par le PMO?

La capture des besoins utilisateurs par  le PMO est un exercice de recherche qui est entreprise au début d’un cycle de vie d’un projet d’établir le périmètre et de qualifier les livrables du projet. Il est à la base de la rédaction d’un cahier des charges du projet. Le but de cette recherche est de comprendre le produit du point de vue d’un utilisateur, et d’établir les besoins des usagers, ses attentes exprimées, mais aussi latentes.

Analyses, Spécifications, estimations

Le PMO recherche une mise en perspective des besoins utilisateurs avec les besoins de l’entreprise. Il faut donc avoir une vision claire sur les objectifs de l’entreprise pour établir les besoins requis, souhaités, optionnels, en bref prioriser les besoins. Il faut souvent être être force de proposition en développant des alternatives pour le projet, mais aussi garder les pieds sur terre en évitant les sur-spécifications coûteuses.

Ces exigences et alternatives sont ensuite validées suivant les objectifs de l’entreprise. Une négociation avec l’utilisateur permet d’assurer que le projet soit un succès. L’important est l’équilibre à trouver entre les personnes, le processus et les outils. Considérer une composante sans les autres est une erreur. L’approche de capture des besoins utilisateurs est nécessairement holistique.

Le point clé

Il faut d’abord bien définir trois univers du projet:
L’univers du produit ou l’objet du projet
L’univers des clients ou utilisateurs
L’univers du projet (Qualité, Coûts, Délais)

Le processus de capture des besoins

1. Comprendre les enjeux du projets
2. Recueillir les besoins et les replacer dans le contexte
3. Traduire les besoins en fonctions
4. Créer la solution et/ou les alternatives

Comment trouver les vrais besoins?

Attention à la vitesse, rien ne sert de courir en début de projet, il faut partir à point ! Beaucoup de consultants confondent efficacité et vitesse. Ils foncent trop vite sur la solution au risque de louper la réponse au enjeux du projet. Il faut bien comprendre le contexte du problème. Le contexte est primordial. Attention, aussi aux objectifs exprimés en terme de solutions, ce sont des pièges redoutables pour créer le mauvais projet avec  beaucoup de coûts non planifiés. Un objectif non défini est forcément non atteint.

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Juin, 16, 2012

  PMO

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